Compte tenu des mesures corona actuelles, il est à ce jour, toujours interdit d’organiser des assemblées générales, bien que le syndic y est obligé chaque année. En outre, la situation de ces derniers mois a une fois de plus mis le doigt sur la plaie: là où chacun pouvait faire des réunions de travail de façon numérique via le équipes Zoom et Google, la législation n’a pas permis d’organiser des assemblées générales de manière numérique.
Un nouveau règlement a donc été voté afin de répondre à ces contraintes.
Report temporaire des assemblées générales
Afin de répondre au fait qu’aucune assemblée générale n’a pu avoir lieu en raison des différentes périodes de confinement, une solution est prévue pour les assemblées générales à venir.
- les assemblées générales qui ont été reportées durant la première période de confinement et qui devaient être rattrapées avant le 30.11.2020 (ce qui n’a pas été possible en raison du deuxième confinement);
- Les assemblées générales qui doivent/devaient avoir lieu dans la période du 01.10.2020 au 09.03.2021;
En particulier, ces assemblées générales peuvent être reportées à la prochaine période de 15 jours prévue dans le règlement intérieur. Si le mandat du syndic, des membres du conseil de copropriété ou les commissaires aux comptes viennent à expirer entre-temps, il sera prolongé de plein droit dans l’intervalle. En ce qui concerne le budget de la copropriété et la demande des provisions, le syndic peut continuer avec le budget qui a été approuvé lors de la dernière assemblée générale.
S’il apparaît qu’une décision s’impose au sein de la VME, ou qu’un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins ⅕ des parts du commun insistent pour organiser une assemblée générale, le syndic devra encore organiser une assemblée générale. Tant que la deuxième période de confinement s’applique – c’est-à-dire au moins jusqu’au 15.01.2021 – il s’agira en pratique d’une assemblée générale écrite ou d’une réunion numérique, qui sera reprise plus en détail ci-dessous.
Assouplissement temporaire des majorités pour les votes écrits
Alors que la règle du vote écrit est normalement qu’il doit y avoir un vote unanime et que chaque copropriétaire doit participer au vote et décider de la même manière, cela sera considérablement assoupli pour la période du 01.10.2020 au 09.03.2021. Pendant cette période, – donc temporairement – le vote sera autorisé comme c’est le cas lors d’une assemblée générale ordinaire – physique.
Cela signifie que le quorum de présence – à savoir: plus de 1/2 des copropriétaires qui représentent au moins la moitié des actions participent au vote – doit être atteint et que les différents point peuvent être votés à la majorité habituelle.
Les bulletins de vote doivent être envoyés par la poste ou par e-mail au syndic dans les trois semaines suivant l’envoi de la convocation pour être valables. En cas de situation urgente, ce délai peut être limité à 8 jours.
L’avenir: réunion numérique
Désormais, il sera également possible d’assister numériquement aux assemblées générales. Le quorum de présence et la majorité requise lors du vote sont alors réalisés de la même manière que pour une assemblée générale physique.
Attention: c’est le syndic qui décide si cela est réalisable dans la pratique et la possibilité de réunions numériques doit être explicitement prévue dans la lettre de convocation de cette assemblée générale. En effet, il y aura souvent une réunion hybride dans laquelle certains des copropriétaires sont physiquement présents, tandis qu’une autre partie se connecte numériquement. En conséquence, la salle où se déroule l’assemblée générale devra disposer de l’équipement approprié, ce qui n’est pas toujours évident.
Il sera donc important de discuter au préalable de la possibilité de réunions numériques dans la VME et, si nécessaire, de l’ancrer dans les règles d’ordre interne.
