Tout occupant d’un immeuble à appartements va sans doute payer régulièrement des frais de syndic. Mais qu’advient-il exactement de cet argent ?
Honoraires vs coûts
Les coûts liés au syndic sont toujours imputés au propriétaire de l’ACP. Un syndic n’a aucun lien contractuel avec les locataires, mais un propriétaire peut répercuter une partie de ces coûts à son locataire. Nous parlerons donc toujours ici des coûts et décomptes destinés au propriétaire de l’ACP et non de ce que paie le locataire dans le cadre des frais de syndic.
Les coûts payés par un propriétaire au syndic englobent, d’une part, les coûts inhérents aux parties communes (électricité pour l’éclairage du hall et le portail du garage, contrat d’entretien de l’ascenseur, concierge, frais de nettoyage…) et, d’autre part, les honoraires du syndic. Un syndic assure la gestion administrative, la gestion financière et la gestion technique d’un immeuble. Ce sont des tâches extrêmement fastidieuses, qui entraînent donc certains coûts.
Le tarif des honoraires peut varier d’un syndic à un autre. Chez De Syndic, le tarif dépend de différentes caractéristiques du bâtiment, par exemple le nombre de zones privatives. Que l’immeuble soit grand ou petit, il faut notamment tenir la comptabilité et organiser une assemblée générale. Mais ce travail diffèrera aussi selon qu’un immeuble comporte 10 ou 100 appartements, par exemple. Si vous voulez connaître le prix exact pour la gestion de votre immeuble, nous vous recommandons de demander une offre.
Paiement des coûts d’un syndic
Toutes les factures d’un immeuble parviennent au syndic. Elles sont payées par le syndic puis traitées dans la comptabilité. Les honoraires sont également facturés à l’immeuble et se retrouvent donc eux aussi dans cette comptabilité.
Comme les factures doivent être payées rapidement, nous demandons généralement des acomptes. 2 à 4 provisions peuvent être demandées chaque année, en fonction du budget fixé durant l’assemblée générale.
Un décompte global reprenant l’ensemble des coûts et factures est établi à la fin de l’exercice. Il est ensuite soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Après approbation, un décompte individuel est établi pour chaque propriétaire afin que la quote-part qu’il doit payer dans l’ensemble soit comptabilisée.
Quels sont les services inclus dans les coûts d’un syndic ?
Sur le plan légal, un syndic doit accomplir 20 tâches :
- Convoquer l’assemblée générale conformément aux dispositions légales.
- Consigner le procès-verbal des décisions de l’assemblée générale dans le registre prévu à cet effet.
- Exécuter et faire exécuter les décisions de l’assemblée générale.
- Prendre des mesures conservatoires et poser des actes de gestion provisoire.
- Gérer le patrimoine de l’association des copropriétaires. À cet effet, le syndic établira une fois par an un décompte de la consommation commune et privative.
- Représenter l’association des copropriétaires aussi bien lors de procédures judiciaires que pour la gestion des affaires communes.
- En cas de transfert ou d’attribution du droit de propriété d’un lotissement, fournir les renseignements visés à l’article 577-11, §§ 1 et 2 du Code civil au notaire, à tout intermédiaire professionnel ou au cédant.
- Communiquer la date des assemblées à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un statut privé ou professionnel mais n’ayant aucun droit de vote à l’assemblée générale, afin qu’elle puisse formuler par écrit ses questions ou remarques concernant les parties communes.
- Remettre le dossier de gestion complet à son successeur ou, en son absence, au président de la dernière assemblée générale, dans un délai de 30 jours suivant la fin de son mandat.
- Souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa tâche en tant que syndic.
- Veiller à ce que les copropriétaires puissent consulter l’ensemble des documents et données non privés concernant la copropriété.
- Conserver le dossier d’intervention ultérieure, le cas échéant.
- Soumettre plusieurs estimations de coûts sur la base d’un cahier des charges établi au préalable pour les marchés et contrats nécessitant une mise en concurrence.
- Soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation annuel concernant les livraisons régulièrement effectuées.
- Soumettre à l’assemblée générale les éventuels conflits d’intérêts entre l’association des copropriétaires et le syndic même ou les personnes physiques ou morales prévues par la loi avant la conclusion d’un contrat entre les parties concernées.
- Assurer la tenue à jour des données à caractère personnel (nom, adresse, quotes-parts et références des lotissements) des parties habilitées à participer à l’assemblée générale et transférer ces informations au copropriétaire ou notaire comme spécifié à l’art. 577 – 8 § 4, 16° du Code civil.
- Tenir la comptabilité de l’association des copropriétaires d’une manière claire, précise et détaillée, conformément au plan comptable minimum normalisé devant être établi par le Roi.
- Établir une estimation budgétaire pour les dépenses courantes comme pour les coûts exceptionnels prévisibles. Ces budgets doivent être soumis chaque année à l’assemblée générale.
- Assurer la mise à jour du règlement d’ordre intérieur chaque fois que l’assemblée générale en prend la décision.
- Procéder aux notifications visées à l’art. 577-10 § 4, 1° et 2° du Code civil (opposabilité à toute personne titulaire d’un droit réel ou personnel sur le bien immobilier).
