De Corona-pandemie en de daaruit voortvloeiende beperkingen legden het afgelopen anderhalf jaar voor syndici nogmaals de vinger op een zere wonde: daar waar iedereen zijn werkvergaderingen op een digitale manier kon laten doorgaan via oa Zoom en Google teams, liet de op dat moment bestaande regelgeving het doorgaan van algemene vergaderingen op een digitale manier, niet toe.
Om aan deze verzuchtingen tegemoet te komen werd nieuwe regelgeving goedgekeurd en werden er verschillende keren tijdelijke maatregelen opgelegd die op hun beurt versoepeld of opgeheven werden. Nu de pandemie opnieuw een opmars kent, werden er evenwel ook opnieuw strenge maatregelen genomen.
Fysieke algemene vergaderingen opnieuw verboden
Het afgelopen anderhalf jaar werden er verschillende maatregelen genomen met betrekking tot het organiseren van fysieke algemene vergaderingen. Na een maandenlang verbod, was het de voorbije maanden opnieuw mogelijk om fysieke algemene vergaderingen te organiseren, al waren deze wel onderworpen aan een aantal beperkingen.
Daar is sinds het overlegcomité van 26 november 2021 opnieuw verandering in gekomen: omdat algemene vergaderingen als private overeenkomsten worden beschouwd en niet onder één van de uitzonderingen vallen, is het opnieuw verboden om fysieke algemene vergaderingen te laten doorgaan.
Ook hybride vergaderingen – waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek aanwezig is en een deel digitaal – zijn niet langer toegelaten. Hierdoor zijn syndici genoodzaakt om de algemene vergaderingen opnieuw volledig digitaal te laten verlopen. Aangezien dit allesbehalve evident is, kunnen de vergaderingen die de komende maanden gepland waren, uitgesteld worden tot een latere datum. Dit tot wanneer de huidige (strengere) maatregelen worden opgeheven of versoepeld worden.
In het geval dat er op deze reeds geplande algemene vergaderingen belangrijke beslissingen genomen moesten worden, kan er overmacht ingeroepen worden. Zo kan er overmacht ingeroepen worden in het geval dat het mandaat van de syndicus verlengd moest worden, aangezien het gebouw anders zonder syndicus dreigt te vallen.
Unanimiteitsvereiste bij schriftelijke stemmingen
Aangezien fysieke vergaderingen lange tijd verboden waren, werden er ook versoepelingen in het leven geroepen in het kader van schriftelijke stemmingen. Daar waar de regel bij schriftelijke stemmingen normaal gezien is dat er unaniem gestemd moet worden en elke mede-eigenaar moet deelnemen aan de stemming en op dezelfde wijze moet beslissen, werd dit voor de periode 01.10.2020 t.e.m. 30.09.2021 aanzienlijk versoepeld. In die periode mocht gestemd worden zoals dit op een gewone – fysieke – algemene vergadering kan.
Sinds 1 oktober 2021 is deze versoepeling evenwel weggevallen, zodat de unanimiteitsvereiste bij schriftelijke besluitvorming opnieuw van toepassing is! Ondanks het feit dat deze versoepeling zich op heden opnieuw opdringt, werd deze maatregel niet terug ingevoerd.
Een blijvertje: digitaal vergaderen
Voortaan zal het namelijk ook mogelijk zijn om de algemene vergaderingen digitaal bij te wonen. Het aanwezigheidsquorum en de vereiste meerderheid bij de stemming wordt dan op dezelfde manier ingevuld als bij een fysieke algemene vergadering.
Let wel: het is de syndicus die beslist of dit praktisch haalbaar is en de mogelijkheid tot digitaal vergaderen uitdrukkelijk moet voorzien in de oproepingsbrief voor deze algemene vergadering. Vaak zal immers sprake zijn van een hybride vergadering – wat op heden voorlopig niet langer is toegestaan – waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek aanwezig is, terwijl een ander deel digitaal aansluit. Hierdoor zal de zaal waar de algemene vergadering plaatsvindt over de aangepaste apparatuur moeten beschikken, wat niet steeds een evidentie is.
Het zal dan ook belangrijk zijn om de mogelijkheid tot digitaal vergaderen voorafgaand te bespreken in de VME en dit desgevallend te verankeren in het reglement van interne orde.
