Gelet op de huidige corona-maatregelen, is het op vandaag nog steeds verboden om algemene vergaderingen te organiseren, dit terwijl de syndicus hiertoe wel jaarlijks verplicht is. Daarnaast legde de situatie van de afgelopen maanden nogmaals de vinger op een zere wonde: daar waar iedereen zijn werkvergaderingen op een digitale manier kon laten doorgaan via oa Zoom en Google teams, liet de op dat moment bestaande regelgeving het doorgaan van algemene vergaderingen op een digitale manier niet toe.
Wij geven jullie een overzicht van de nieuwe regelgeving die op 18.12.2020 werd goedgekeurd om aan deze verzuchtingen tegemoet te kunnen komen. Wat betreft de tijdelijke maatregelen werd ondertussen bovendien besloten om deze te verlengen tot 30.09.2021!
Tijdelijk uitstel van de algemene vergaderingen
Sinds 09.06.2021 is het opnieuw mogelijk om algemene vergaderingen met maximaal 50 aanwezigen te laten doorgaan, vanaf 25.06.2021 mag dat zelfs tot met maximaal 100 aanwezigen. Onze medewerkers evalueren momenteel de mogelijkheid om de eerstkomende algemene vergaderingen fysiek/schriftelijk te laten doorgaan of organiseren, en informeren de desbetreffende mede-eigenaars van zodra er duidelijkheid is over het al dan niet plaatsvinden van de algemene vergadering.
Om een antwoord te kunnen bieden aan het feit dat door de verschillende lock-down-periodes geen algemene vergaderingen konden plaatsvinden en het vanuit gezondheidsoverwegingen op vandaag nog steeds niet aangewezen is bepaalde algemene vergaderingen te laten doorgaan, werd in een oplossing voorzien voor;
- de algemene vergaderingen die tijdens de eerste lock-down-periode werden uitgesteld en ten laatste 30.11.2020 moesten ingehaald zijn (wat evenwel door de tweede lock-down-periode niet mogelijk was);
- de algemene vergaderingen die in de periode 01.10.2020 – 30.09.2021 moe(s)ten plaatsvinden;
Meer in het bijzonder mogen deze algemene vergaderingen uitgesteld worden naar de eerstvolgende in het reglement van interne orde vastgelegde periode van 15 dagen. Indien het mandaat van de syndicus, van de leden van de raad van mede-eigendom of van de commissarissen van de rekeningen in de tussentijd zouden aflopen, wordt deze in de tussentijd van rechtswege verlengd. Wat betreft de begroting van de mede-eigendom en de opvraging van de provisies, mag de syndicus verder bouwen op de begroting die werd goedgekeurd op de laatste algemene vergadering.
Blijkt dat binnen de VME een beslissing zich opdringt, of dat één of meer mede-eigenaars die minstens ⅕ van de aandelen van de gemeenschappelijke bezitten aandringen op het organiseren van een algemene vergadering, dan zal de syndicus alsnog een algemene vergadering moeten organiseren. Zolang de tweede lock-down-periode geldt zal dit in de praktijk een schriftelijke algemene vergadering, dan wel een digitale vergadering zijn, waarop hieronder dieper wordt ingegaan.
Tijdelijke versoepeling van de meerderheden voor schriftelijke stemmingen
Daar waar de regel bij schriftelijke stemmingen normaal gezien is dat er unaniem gestemd moet worden en elke mede-eigenaar moet deelnemen aan de stemming en op dezelfde wijze moet beslissen, wordt dit voor de periode 01.10.2020 t.e.m. 30.09.2021 aanzienlijk versoepeld. In die periode zal – tijdelijk dus – gestemd mogen worden zoals dit op een gewone – fysieke – algemene vergadering het geval is.
Dit betekent dat het aanwezigheidsquorum – nl.: meer dan ½ van de mede-eigenaars die minstens ½ van de aandelen vertegenwoordigen nemen deel aan de stemming – behaald moet worden en dat over de verschillende punten kan gestemd worden met de gebruikelijke meerderheden.
De stembrieven zullen hierbij binnen de drie weken na de verzending van de oproeping, per post of mail moeten overgemaakt zijn aan de syndicus om geldig te zijn. Is er sprake van een spoedeisende situatie, kan deze termijn ook verkort worden tot 8 dagen.
Een blijvertje: digitaal vergaderen
Voortaan zal het ook mogelijk zijn om de algemene vergaderingen digitaal bij te wonen. Het aanwezigheidsquorum en de vereiste meerderheid bij de stemming wordt dan op dezelfde manier ingevuld als bij een fysieke algemene vergadering.
Let wel: het is de syndicus die beslist of dit praktisch haalbaar is en de mogelijkheid tot digitaal vergaderen uitdrukkelijk moet voorzien in de oproepingsbrief voor deze algemene vergadering. Vaak zal immers sprake zijn van een hybride vergadering waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek aanwezig is, terwijl een ander deel digitaal aansluit. Hierdoor zal de zaal waar de algemene vergadering plaatsvindt over de aangepaste apparatuur moeten beschikken, wat niet steeds een evidentie is.
Het zal dan ook belangrijk zijn om de mogelijkheid tot digitaal vergaderen voorafgaand te bespreken in de VME en dit desgevallend te verankeren in het reglement van interne orde.
