De Corona-pandemie en de daaruit voortvloeiende beperkingen legden het afgelopen anderhalf jaar voor syndici nogmaals de vinger op een zere wonde: daar waar iedereen zijn werkvergaderingen op een digitale manier kon laten doorgaan via oa Zoom en Google teams, liet de op dat moment bestaande regelgeving het doorgaan van algemene vergaderingen op een digitale manier, niet toe.
Om aan deze verzuchtingen tegemoet te komen werd nieuwe regelgeving goedgekeurd en werden er verschillende keren tijdelijke maatregelen opgelegd die op hun beurt versoepeld of opgeheven werden. Wij geven je een overzicht van de huidige stand van zaken!
Fysieke algemene vergaderingen opnieuw toegelaten
Sinds 7 maart 2022 staat de coronabarometer op code geel en komen we opnieuw een stapje dichter bij hoe het pre-corona was: elke mogelijke beperking voor algemene vergaderingen valt weg. De syndicus hoeft dus ook geen rekening meer te houden met de voordien verplichte capaciteitsbegrenzing van 80% voor vergaderingen met meer dan 200 personen.
Ook hybride vergaderingen – waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek aanwezig is en een deel digitaal – zijn niet langer verboden. Syndici hebben op vandaag dus de keuze om fysiek, hybride of volledig digitaal te vergaderen.
Omwille van het bovenstaande, mogen algemene vergaderingen op vandaag dan ook niet langer uitgesteld worden en de vergaderingen die werden uitgesteld, moeten ingehaald worden.
Uiteraard is het wel nog steeds aan te raden om in de mate van het mogelijke – en indien mensen er op staan – afstand te houden. Er zijn immers wellicht nog steeds mede-eigenaars die zich geruster voelen indien er een aantal minimale voorzorgsmaatregelen genomen worden. Indien dat het geval is, kan je dit zeker laten weten aan onze medewerkers, zodat daar – indien mogelijk – rekening mee kan worden gehouden.
Unanimiteitsvereiste bij schriftelijke stemmingen
Aangezien fysieke vergaderingen lange tijd verboden waren, werden er ook versoepelingen in het leven geroepen in het kader van schriftelijke stemmingen. Daar waar de regel bij schriftelijke stemmingen normaal gezien is dat er unaniem gestemd moet worden en elke mede-eigenaar moet deelnemen aan de stemming en op dezelfde wijze moet beslissen, werd dit voor de periode 01.10.2020 t.e.m. 30.09.2021 aanzienlijk versoepeld.
In die periode mocht gestemd worden zoals dit op een gewone – fysieke – algemene vergadering kan. Dit betekende dat het aanwezigheidsquorum – nl.: meer dan ½ van de mede-eigenaars die minstens ½ van de aandelen vertegenwoordigen nemen deel aan de stemming – behaald moest worden en dat over de verschillende punten kon gestemd worden met de gebruikelijke meerderheden. De stembrieven moesten hierbij binnen de drie weken na de verzending van de oproeping, per post of mail moeten overgemaakt zijn aan de syndicus om geldig te zijn. Was er sprake van een spoedeisende situatie, dan kon deze termijn ook verkort worden tot 8 dagen.
Bovenvermelde versoepelingen werden geheractiveerd. Sinds 30 december 2021 kan de syndicus deze versoepelde regeling opnieuw toepassen, en dit tot en met 31 mei 2022.
Opgelet: een schriftelijke stemming is evenwel niet toegelaten voor beslissingen waarbij een authentieke akte moet worden verleden. Zo zal bv. een wijziging van de statuten, daden van verkrijging en beschikking van onroerende goederen, of een beslissing tot ontbinding van de vereniging van mede-eigenaars door de algemene vergadering, niet mogelijk zijn via een schriftelijke algemene vergadering.
Een blijvertje: digitaal vergaderen
Voortaan zal het namelijk ook mogelijk zijn om de algemene vergaderingen digitaal bij te wonen. Het aanwezigheidsquorum en de vereiste meerderheid bij de stemming wordt dan op dezelfde manier ingevuld als bij een fysieke algemene vergadering.
Let wel: het is de syndicus die beslist of dit praktisch haalbaar is en de mogelijkheid tot digitaal vergaderen uitdrukkelijk moet voorzien in de oproepingsbrief voor deze algemene vergadering. Vaak zal immers sprake zijn van een hybride vergadering – wat op heden voorlopig niet langer is toegestaan – waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek aanwezig is, terwijl een ander deel digitaal aansluit. Hierdoor zal de zaal waar de algemene vergadering plaatsvindt over de aangepaste apparatuur moeten beschikken, wat niet steeds een evidentie is.
Het zal dan ook belangrijk zijn om de mogelijkheid tot digitaal vergaderen voorafgaand te bespreken in de VME en dit desgevallend te verankeren in het reglement van interne orde.
